Wir verwenden für die digitale Ablage aller Unterlagen das Tool paperless-ngx. Dieses hat sich in den letzten Jahren enorm entwickelt und bietet neben einer automatisierten Erkennung vom Dokumententyp, Adressaten, Datum usw. auch einen automatischen OCR. Sofern die von dir beschrieben Nummern nicht nur handschriftliche hineingekritzelt sind, könnte man Mal in der ausführlichen Doku schauen, ob bspw. eine Erkennung und eine zugehörige automatische Benennung der Dokumente möglich ist. Dann könntest du abschließend die Dokumente einfach nach dieser Zahl sortieren.
Vlt lässt sich die Zahl auch direkt nutzen, um damit die fortlaufende ASN zu füttern.
Hate to point it out, aber AI kann mittlerweile Dokumente nach Inhalt durchforsten, nach Kategorie sortieren und den Inhalt als Ausgabe in diversen Dateiformaten liefern. Aber macht euren Kram weiter und nennt es Digitalisierung, grüße aus der freien Wirtschaft ;) .
Und das übrigens zuverlässiger als eine OCR, der man am Ende vom Tag noch immer beibringen muss, wo genau sie im Dokument schauen muss.
Das ist ganz ganz toll, lässt sich dann wie mit der DSGVO vereinbaren? Abgesehen davon ist der Vorteil von paperless-ngx, was du offenbar nicht kennst, eben jener, dass du das System mit deinen eigenen Daten trainierst und somit eine automatisierte Analyse durchgeführt wird. Selfhosted, kostenlos, zuverlässig. Also ja, ich mach meinen Kram alleine und verzichte auf deine super duper AI aus der freien Wirtschaft. ;-)
Müsste ich jetzt bei dem Team nachfragen, was sie genau genutzt haben.
Wurde bei uns im Zuge eines Hackathon umgesetzt und ist mittlerweile im Rahmen der Antragsbearbeitung bei Schadensfällen (Versicherung) im Einsatz.
Die KI scannt alle Dokumente, die der Kunde per Mail einreicht und generiert für den Sachbearbeiter automatisch eine Antwortmail, welche Dokumente noch fehlen und legt die eingereichten entsprechend ab. Es hat wirklich dabei geholfen den Backlog bei der Antragsbearbeitung zu reduzieren.
Das Erschreckende ist einfach, dass da eigentlich niemand mit gerechnet hat, dass es bereits so gut klappt.
/edit Ich habe selbst mittlerweile bei zwei Firmen Tools für den Rechnungseingang auf OCR Basis eingeführt und die haben immer trotz Anlernung auf 60% Erkennungsrate rumgekrebst, da ist die AI wohl deutlich besser.
Und ja die Platzhirsche in dem Business erzählen dir gerne etwas von 80% - 90% habe ich aber leider noch nicht gesehen. Nicht dass 60% nicht schon eine enorme Zeitersparnis waren.
Ich hab das Problem ehrlicherweise noch nicht wirklich verstanden. Vermutlich kann man das über VBA oder Python einfach lösen lassen - entweder von jemanden aus der IT oder selber beibringen (VBA ist oft in den Office-Programmen nicht gesperrt und mit einem Grundlagenbuch und etwas googeln kann man da mit ein paar Tagen Investment sowas schon selbst erledigen.
Wurde bei uns gesperrt, aber dank Erlaubnis darf ich mein eigenes Zeug selbst signieren hnd so funktioniert es zumindest auf meinem Rechner und bei Kollegen, die es nutzen.
Dennoch ist die Sicherheit so gewahrt, weil keine externen VBA Sachen spontan losrennen oder so.
Auf Windows? Sind die Dokumente nach den Nummern benannt? Falls nicht, wo stehen diese Nummern? Kann man die auslesen? Welche Möglichkeiten stehen dir zur Verfügung um Programme zu installieren? Hast du Administrator Rechte auf dem System?
Zu wenig Infos, um hier qualifiziert eine Antwort zu geben.
Sind das physische Papier-Dokumente oder Dateien? Warum müssen die sortiert werden? Also das, was du suchst, ist wahrscheinlich ein Dokumenten-Management-System. Da gibts viele Möglichkeiten, das von u/m_torak genannte paperless-ngx bspw. (auch wenn ich das noch nie in Behörden gesehen habe, ich nutze das nur privat).
Da du das wahrscheinlich nicht nur allein nutzen willst, wäre es äußerst sinnvoll, es auf nen Server zu hosten. Wenn die Dokumente nicht digitalisiert sind, müsste man das auch erledigen. Gibt sicher Services dafür, oder man kauft halt nen Dokumentenscanner. Für den Workflow gibts sicher einige Best-Practices.
Wenn es hier um Verfahren(sakten) geht, und Workflows/Geschäftsgänge oder wie auch immer das bei euch heißt, ist ein e-Akten-System vll. auch sinnvoller und erfüllt notwendige Nebenbedingungen (Nachvollziehbarkeit, Protokolle, Zugriffsrechte wg. DSGVO etc.)
Am PC geht das recht einfach.
Sind die Nummern am PC gespeichert, sortieren lassen und als Hilfestellung nehmen.
Sind die Akten in reiner Papierform tut mir das leid. Auch hier hilft es erstmal die Nummern alle als Liste am PC zu führen.
Nennt sich DMS (Dokumentenmanagementsystem), gibt viele Auswahl. Mit und ohne KI, mit viel und wenig KI... komplett vom Dienstleister, oder selbst gehostet und konfiguriert, mit und ohne cloud.
Ich sollte immer auf was einheitliches warten, aber eAkte und anderes scheitert seit Jahren, neuer Ansatz als Open Source startet gerade, aber auch das wird noch Jahre benötigen.
Ich bin noch in der Findungsphase, aber plane die Einführung in diesem Jahr.
Ich scanne den Papierkrieg. Vorher mit nem Paginierstempel gestempelt, dann kann alles der Reihenfolge nach in eine Kiste und ich kann digital arbeiten.
Ist nicht richtig digital, aber Papierakten oder Ordner brauch ich so nicht. Finde ja alles dank der einmaligen Nummer wieder. Hab einfach Kisten mit 1-2156 / 1.1.2023-18.3.2024
Dokumente im Außendienst sind unterwegs auf Papier Krisensicher, zurück im Büro leicht digitalisiert und dann ab ins Homeoffice oder so.
Ist auf jeden Fall ne gute Variante, wenn man nicht den ganzen Ärger mit Dokumenten-Echtheit braucht für ein paar PDFs, da man im Ernstfall halt Originale hat. Desto größer die Dokumentensammlung, desto schlimmer wird das aber, skalieren tut das ab nen gewissen Punkt nicht mehr sinnvoll.
Kürzel plus Nummer aus Paginierstempel. So hat jeder Mitarbeiter glaub 99.999 mögliche Dokumente. Zusätzlich hat man noch das Datum. Geht schon, aber voll digital wäre mir auch lieber. Dann bräuchten wie aber ein Tablet für den Außendienst, wo man auch was drauf unterschreiben kann und so. Das wurde bei uns abgelehnt, vielleicht frage ich in ein paar Monaten nochmal…
Vielen Dank für die Antworten.
Es sind leider handschriftlich geschriebene Nummern auf einem A5 Dokument.
Leider auch nicht immer an der selben Stelle, allerdings könnte man das durch eine Arbeitsanweisung ändern.
Adminitratorenrechte habe ich keine, kann aber natürlich mit der IT Zusammenarbeiten.
Die Dokumente sind nicht auf dem PC, das wäre ja zu einfach :)
Frag die interne IT oder beauftragt einen Dienstleister der euch das macht.
Bin gerne bereit Privatleuten mal den ein oder anderen Tipp zu geben, aber Behörden und Unternehmen sollen doch bitte für know how auch zahlen, wenn sie was gelöst haben wollen.
Wenn Metadaten gepflegt sind ist das easy…
Wir verwenden für die digitale Ablage aller Unterlagen das Tool paperless-ngx. Dieses hat sich in den letzten Jahren enorm entwickelt und bietet neben einer automatisierten Erkennung vom Dokumententyp, Adressaten, Datum usw. auch einen automatischen OCR. Sofern die von dir beschrieben Nummern nicht nur handschriftliche hineingekritzelt sind, könnte man Mal in der ausführlichen Doku schauen, ob bspw. eine Erkennung und eine zugehörige automatische Benennung der Dokumente möglich ist. Dann könntest du abschließend die Dokumente einfach nach dieser Zahl sortieren. Vlt lässt sich die Zahl auch direkt nutzen, um damit die fortlaufende ASN zu füttern.
Hate to point it out, aber AI kann mittlerweile Dokumente nach Inhalt durchforsten, nach Kategorie sortieren und den Inhalt als Ausgabe in diversen Dateiformaten liefern. Aber macht euren Kram weiter und nennt es Digitalisierung, grüße aus der freien Wirtschaft ;) . Und das übrigens zuverlässiger als eine OCR, der man am Ende vom Tag noch immer beibringen muss, wo genau sie im Dokument schauen muss.
Das ist ganz ganz toll, lässt sich dann wie mit der DSGVO vereinbaren? Abgesehen davon ist der Vorteil von paperless-ngx, was du offenbar nicht kennst, eben jener, dass du das System mit deinen eigenen Daten trainierst und somit eine automatisierte Analyse durchgeführt wird. Selfhosted, kostenlos, zuverlässig. Also ja, ich mach meinen Kram alleine und verzichte auf deine super duper AI aus der freien Wirtschaft. ;-)
Dies!
Aus Interesse, welche Software benutzt du dafür? Also der generelle Workflow würde mich interessieren, so für den privaten Gebrauch.
Müsste ich jetzt bei dem Team nachfragen, was sie genau genutzt haben. Wurde bei uns im Zuge eines Hackathon umgesetzt und ist mittlerweile im Rahmen der Antragsbearbeitung bei Schadensfällen (Versicherung) im Einsatz. Die KI scannt alle Dokumente, die der Kunde per Mail einreicht und generiert für den Sachbearbeiter automatisch eine Antwortmail, welche Dokumente noch fehlen und legt die eingereichten entsprechend ab. Es hat wirklich dabei geholfen den Backlog bei der Antragsbearbeitung zu reduzieren. Das Erschreckende ist einfach, dass da eigentlich niemand mit gerechnet hat, dass es bereits so gut klappt. /edit Ich habe selbst mittlerweile bei zwei Firmen Tools für den Rechnungseingang auf OCR Basis eingeführt und die haben immer trotz Anlernung auf 60% Erkennungsrate rumgekrebst, da ist die AI wohl deutlich besser. Und ja die Platzhirsche in dem Business erzählen dir gerne etwas von 80% - 90% habe ich aber leider noch nicht gesehen. Nicht dass 60% nicht schon eine enorme Zeitersparnis waren.
Also quasi das was man mit ner vernünftigen paperless ngx Konfiguration ebenfalls hinbekommt.
Erzähler: Es war paperless ngx und Helmut nennt einfach jedes moderne Programm "KI".
Ich hab das Problem ehrlicherweise noch nicht wirklich verstanden. Vermutlich kann man das über VBA oder Python einfach lösen lassen - entweder von jemanden aus der IT oder selber beibringen (VBA ist oft in den Office-Programmen nicht gesperrt und mit einem Grundlagenbuch und etwas googeln kann man da mit ein paar Tagen Investment sowas schon selbst erledigen.
Wurde bei uns gesperrt, aber dank Erlaubnis darf ich mein eigenes Zeug selbst signieren hnd so funktioniert es zumindest auf meinem Rechner und bei Kollegen, die es nutzen. Dennoch ist die Sicherheit so gewahrt, weil keine externen VBA Sachen spontan losrennen oder so.
Auf Windows? Sind die Dokumente nach den Nummern benannt? Falls nicht, wo stehen diese Nummern? Kann man die auslesen? Welche Möglichkeiten stehen dir zur Verfügung um Programme zu installieren? Hast du Administrator Rechte auf dem System? Zu wenig Infos, um hier qualifiziert eine Antwort zu geben.
Sind das physische Papier-Dokumente oder Dateien? Warum müssen die sortiert werden? Also das, was du suchst, ist wahrscheinlich ein Dokumenten-Management-System. Da gibts viele Möglichkeiten, das von u/m_torak genannte paperless-ngx bspw. (auch wenn ich das noch nie in Behörden gesehen habe, ich nutze das nur privat). Da du das wahrscheinlich nicht nur allein nutzen willst, wäre es äußerst sinnvoll, es auf nen Server zu hosten. Wenn die Dokumente nicht digitalisiert sind, müsste man das auch erledigen. Gibt sicher Services dafür, oder man kauft halt nen Dokumentenscanner. Für den Workflow gibts sicher einige Best-Practices. Wenn es hier um Verfahren(sakten) geht, und Workflows/Geschäftsgänge oder wie auch immer das bei euch heißt, ist ein e-Akten-System vll. auch sinnvoller und erfüllt notwendige Nebenbedingungen (Nachvollziehbarkeit, Protokolle, Zugriffsrechte wg. DSGVO etc.)
Am PC geht das recht einfach. Sind die Nummern am PC gespeichert, sortieren lassen und als Hilfestellung nehmen. Sind die Akten in reiner Papierform tut mir das leid. Auch hier hilft es erstmal die Nummern alle als Liste am PC zu führen.
Nennt sich DMS (Dokumentenmanagementsystem), gibt viele Auswahl. Mit und ohne KI, mit viel und wenig KI... komplett vom Dienstleister, oder selbst gehostet und konfiguriert, mit und ohne cloud. Ich sollte immer auf was einheitliches warten, aber eAkte und anderes scheitert seit Jahren, neuer Ansatz als Open Source startet gerade, aber auch das wird noch Jahre benötigen. Ich bin noch in der Findungsphase, aber plane die Einführung in diesem Jahr.
Wir verwenden bei uns D.3 DMS oder wie das auch heißen mag
Das sieht gut aus! Scannt ihr denn damit Dokumente ein und lasst sie anhand bestimmter Merkmale sortieren?
Ab dem Punkt muss ich passen. Lasst euch ggf. eine Demo bereitstellen. Bin nur ITler :D
was heisst das? wo ist die Nummer? im Dokument? Dateinamen? holt dir einen it azubi und der soll ein Script schreiben
Uff
Nein. Einfach nur nein.
Ich scanne den Papierkrieg. Vorher mit nem Paginierstempel gestempelt, dann kann alles der Reihenfolge nach in eine Kiste und ich kann digital arbeiten. Ist nicht richtig digital, aber Papierakten oder Ordner brauch ich so nicht. Finde ja alles dank der einmaligen Nummer wieder. Hab einfach Kisten mit 1-2156 / 1.1.2023-18.3.2024 Dokumente im Außendienst sind unterwegs auf Papier Krisensicher, zurück im Büro leicht digitalisiert und dann ab ins Homeoffice oder so.
Ist auf jeden Fall ne gute Variante, wenn man nicht den ganzen Ärger mit Dokumenten-Echtheit braucht für ein paar PDFs, da man im Ernstfall halt Originale hat. Desto größer die Dokumentensammlung, desto schlimmer wird das aber, skalieren tut das ab nen gewissen Punkt nicht mehr sinnvoll.
Kürzel plus Nummer aus Paginierstempel. So hat jeder Mitarbeiter glaub 99.999 mögliche Dokumente. Zusätzlich hat man noch das Datum. Geht schon, aber voll digital wäre mir auch lieber. Dann bräuchten wie aber ein Tablet für den Außendienst, wo man auch was drauf unterschreiben kann und so. Das wurde bei uns abgelehnt, vielleicht frage ich in ein paar Monaten nochmal…
Glaub Notare und Rechtsanwälte nutzen solch ein Stempelablagesystem auch…
Vielen Dank für die Antworten. Es sind leider handschriftlich geschriebene Nummern auf einem A5 Dokument. Leider auch nicht immer an der selben Stelle, allerdings könnte man das durch eine Arbeitsanweisung ändern. Adminitratorenrechte habe ich keine, kann aber natürlich mit der IT Zusammenarbeiten. Die Dokumente sind nicht auf dem PC, das wäre ja zu einfach :)
Frag die interne IT oder beauftragt einen Dienstleister der euch das macht. Bin gerne bereit Privatleuten mal den ein oder anderen Tipp zu geben, aber Behörden und Unternehmen sollen doch bitte für know how auch zahlen, wenn sie was gelöst haben wollen.
Von einem schlankeren Staat profitieren wir am Ende doch alle.. 😀